Обучение персонала и новичков — это настоящий квест для каждой компании и, в частности, для отдела HR. Первый рабочий день для людей на стажировке — тоже стресс. Не знаешь, куда идти, что делать, как себя вести. Работодатели часто руководствуются принципом «бросить в воду — сам поплывёт». Но в итоге новички уходят демотивированными, а компания только зря потратила время, и поиск кандидатов начинается заново.
С чего все начиналось
Ещё 10 лет назад, в 2014 году, мы понимали, что нужно как-то упростить существующий процесс. Мы собрали имеющиеся знания, отбросили лишнее, структурировали оставшееся и выпустили информацию в формате печатных тетрадей. Тогда мы думали, что это классная идея — новые работники найдут любую необходимую информацию, будут тут же делать пометки на полях и записывать вопросы для наставников.
Но вот один серьёзный момент не учли: мы напечатали ссылки, которые людям потом приходилось вбивать вручную. Мы нашли для себя только одно утешение — такое испытание выдерживали только усидчивые и нацеленные на работу кандидаты с крепкими нервами. Но всё-таки мысль, что мы IT-компания, но не используем цифровые решения, нас не покидала. Мы создаём диджитал-продукты для обучения персонала в игровой форме. А для себя так ничего и не сделали. На первых порах мы решили не усложнять себе жизнь — переслали электронные версии тетрадей по почте и оставили физические, чтобы стажёры могли делать записи.
До идеала все ещё далеко, но плюсы определённо были: внедрение и обучение стали очень плавными, с минимальным стрессом для новичков и эйчаров.
Но минусы оказались куда серьезнее:
Неудобно использовать несколько источников информации, приходилось постоянно переключать внимание с экрана на тетрадь.
Когда в компании что-то менялось, приходилось обновлять электронные версии и перепечатывать партии тетрадей. А это дополнительные расходы.
Двумя годами позже, в 2016, мы автоматизировали онбординг новых сотрудников с помощью WebTutor. На этом же ПО мы разрабатывали HR-процессы для наших клиентов.
Что мы сделали на этом этапе:
Определили должности, для которых требуется программа адаптации. У нас это были:
- директор по управлению проектами
- программист
- тестировщик
- разработчик курсов
- аналитик
- иллюстратор
- менеджер по продажам
- педагогический дизайнер
- сотрудники службы сервиса
Разработали индивидуальную программу для каждой профессии. Любая функция, как правило, включает ряд типовых задач, которые приходится выполнять всегда, и которым надо обучать.
Создали универсальную программу, с которой должны ознакомиться все новые сотрудники. Сюда входит знакомство с компанией, ее историей, какие-то общие полезные ссылки и обучающие курсы.
Создали специальную функцию, которая автоматически определяет, какое обучение нужно новому специалисту в зависимости от его должности.
И результат нас вполне устроил. Вся информация оказалась систематизирована. Все уверены, что ничего не упущено из виду. Наставникам оставалось только отслеживать сроки и отвечать на возникающие у стажёров вопросы.
Что нас не устраивало в существующей системе
Мы создавали все больше программ адаптации, и отделу по управлению персоналом становилось все сложнее актуализировать их. То регламенты поменяются, то стандарты, то местоположение каких-то файлов. Нужно было обновлять каждую программу: как минимум ссылки, а как максимум — переписывать некоторые задания с нуля.
Играл роль и человеческий фактор. Какая-то информация терялась, возникали ошибки. Иногда приходилось обновлять очень большой объём данных, в отделе HR не могли определить, какая программа приоритетнее. Уходило много времени и нервов. Мы пытались упростить систему, но по факту загнали себя в ловушку.
И когда в 2021 году на BoxBattle* вышло ещё одно обновление, мы решили больше не откладывать и внедрить наши программы адаптации сотрудников на новый инструмент.
Какие ещё у нас были причины:
Прежняя система обучения морально устарела. Нам была нужна новая платформа, которая подходила бы для использования в том числе на мобильных устройствах.
Хотелось внедрить геймификацию в онбординг персонала.
В каждой теме — один элемент, который легко обновлять. С помощью настроек можно давать к ней доступ разным группам сотрудников.
Мы — создатели этого инструмента, но до сих пор по непонятной причине откладывали его использование.
Постоянное улучшение сервиса. Разработчики очень быстро реагируют на все предложения или жалобы со стороны HR и моментально вносят правки.
Нам пришлось пересмотреть наш подход к существующему процессу, чтобы понять, какие конкретно скилы необходимы для каждой должности.
Как выглядели изменения на практике
Мы руководствовались двумя подходами:
I. От общего к частному. Мы плавно погружаем новичка в тему, начиная с общей информации и постепенно переходя к более конкретной. Например, сначала человек изучает, что такое электронные курсы в целом, а потом, какие они бывают и как их создавать.
II. Последовательное выполнение. Человек поочерёдно выполняет те задачи, которые необходимы на должности.
Таким образом, программа обучения складывается из отдельных блоков. Мы назвали их квестами.
Можно отследить статус, когда человек приступил к заданию, когда завершил. Каждый из них содержит материалы разной степени сложности.
Ссылки
Сюда входят различные задания от элементарного «Добавить фотографию профиля» до более сложных, вроде ознакомления с регламентом организации или рабочими инструкциями.При этом квест считается выполненным, если пользователь просто перешёл по ссылке.
Тестирование в формате викторины
Здесь сотрудник проверяет полученные знания, соревнуясь с ботом или живым человеком — приставленным наставником.
Электронные курсы
Это обширная библиотека наших обучающих материалов по гибким навыкам, например, тайм-менеджменту, стрессоустойчивости или работе в команде. Такие скилы пригодятся каждому сотруднику.
Практика
Это финальный шаг вроде экзамена. Когда теория изучена, человек должен продемонстрировать знания. Стажёр выполняет задание и направляет своему наставнику. Тот, в свою очередь, должен проверить работу и дать развёрнутый ответ с оценкой.
Такое обучение в форме игры не замедляет рабочие процессы, потому что задания, которые мы даём — это наши старые, уже выполненные проекты. Каждый приставленный к стажеру ментор не говорит «хорошо» или «плохо», а даёт подробную обратную связь. Что сделать по-другому в следующий раз, на какие моменты обратить внимание.
Если новичок выполняет назначенные задания, он получает значок, к примеру, «дизайнер-новичок» или «программист-новичок».
Если новичок выполняет назначенные задания, он получает значок, к примеру, «дизайнер-новичок» или «программист-новичок».
На изменение всей системы онбординга ушло четыре месяца. Мало было сделать это с технической точки зрения. Отделу по управлению персоналом пришлось переосмыслить подход. Обновить данные, структурировать их, определить, какие блоки у каких должностей одинаковые, а какие — нет.
Чего добились в результате
- Мы убедились на собственном примере, что геймификация в адаптации персонала — это рабочий метод, помогающий повысить мотивацию, вовлечённость и интерес старого персонала и новичков.
- Обновлять материалы стало быстрее и проще. Вся информация систематизирована и хранится в одном месте, больше не нужно искать по нескольким источникам.
- Никакой путаницы.
- Выполнили цель по повышению эффективности обучения среди стажеров (показатель вырос на 6% и составил 82%).
- Свой живой инструмент, который регулярно дорабатывается командой разработчиков.
* Проект реализуется с участием поддержки Фонда содействия развитию малых форм предприятий в научно-технической сфере (Фонд содействия инновациям)
Автор статьи: Лебедева Наталья